대다수의 직장인이 엑셀 다음으로 자주 사용하는 메일 관리 도구인 아웃룩인거 알고계신가요?
하지만, 아웃룩을 다루는 대부분의 사용자들은 그 기본적인 부분만을 활용하고 계실 것입니다. 특히, 루틴한 업무를 맡은 분들이나 메일을 통해 업무를 많이 진행하는 분들 중 일부는 메일 주소를 하나하나 지정하는 데에 시간을 소비하고 계신데요.
이런 분들을 위해 소개할 기능이 바로 ‘메일 그룹’입니다. 메일 그룹을 활용하면 여러 수신자를 한 번에 간편하게 지정할 수 있어 업무 효율성을 높일 수 있습니다.
오늘은 아웃룩 메일 그룹 보내는 방법에 대해 자세히 알아보도록 하겠습니다.
목차
1. 아웃룩 메일 그룹 설정 방법
메일 그룹은 사용자가 원하는 메일 주소를 모아 특정 그룹으로 설정하여 간편하게 수신자를 지정할 수 있습니다.
이는 주로 팀 내에서 메일을 주고받거나 특정 프로젝트에 참여하는 동료들끼리 묶어서 사용됩니다. 즉, 메일 수신자 입력을 간소화하고 멤버 누락과 같은 실수를 줄일 수 있습니다.
설정 방법은 다음과 같습니다.
1. [인물정보] 열기: 아웃룩 좌측 하단의 [탐색 모음]에서 [인물정보]를 선택합니다.
2. 새 메일 그룹 만들기: [홈] 탭에서 [새 메일 그룹]을 클릭합니다.
3. 그룹명 입력: [메일 그룹] 새 창의 이름에 그룹명을 입력합니다.
4. 구성원 추가: [메일 그룹] 탭에서 [구성원 추가]를 클릭합니다.
5. 새 전자 메일 연락처 선택: 새로운 전자메일 주소를 선택하는 경우 [새 전자 메일 연락처]를 선택합니다
6. 정보 입력 및 확인: [이름]과 [주소]에 필요한 정보를 입력하고 확인합니다. 참고로, [outlook 연락처에서], [주소록에서 선택]을 선택하면 검색을 통해 쉽게 추가할 수 있습니다.
7. 메일 그룹 확인: 메일 그룹에 이메일이 추가되었는지 확인합니다. 필요에 따라 여러 명을 추가할 수 있습니다.
8. 저장 후 닫기: 변경사항을 저장하고 창을 닫습니다.
9. 메일 작성 시 그룹 사용: [새 전자 메일] 창에서 [받는 사람]에 본인이 지정한 그룹명을 작성합니다. 자동 검색 기능을 통해 해당 그룹이 표 됩니다.
10. 그룹 내 메일 주소 확인: [+] 버튼을 클릭하여 그룹 내 메일 주소를 확인합니다.
11. 최종 확인: 그룹에 추가한 동료들의 메일 주소가 확장되어 있는지 확인합니다.
2. 마무리
오늘은 아웃룩 메일 그룹으로 보내는 방법에 대해 알아보았습니다. 도움이 되었기를 바라며 포스팅을 마무리하도록하겠습니다.
