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안녕하세요. Kim 입니다. 이메일을 잘못 보내거나 수정할 부분이 있을 때 아웃룩 메일 회수 기능을 사용하여 고칠 수 있습니다. 오늘은 아웃룩 메일 회수하는 방법에 대한 포스팅을 진행보도록 하겠습니다.
아웃룩 메일 회수 하는 방법
데스크톱 앱에서는 보내기 전에 메시지를 변경하거나 회수할 수 있는 유용한 옵션이 있는데요. 하지만, 회수 기능은 아웃룩의 웹 사이트 기반 에서는 작동하지 않으며, 데스크톱 클라이언트에서만 사용할 수 있습니다. 아웃룩에서 메시지 회수는 발신자 조직 외부의 수신자 이메일 주소에서 작동하지 않습니다. 이메일을 보내고 나서 실수로 잘못 보낸 경우, 아웃룩을 사용하여 이를 수정하거나 회수할 수 있습니다.
아웃룩 메일 회수 절차
아웃룩 메일 회수 방법은 조건에 비해 비교적 간단한데요. 다음 아래 내용을 통해 회수하는 방법을 알아보도록하겠습니다.
1. 보낸 이메일 확인: 왼쪽 메뉴에서 “보낸 항목“을 선택하여 보낸 이메일 목록을 확인합니다.
2. 이메일 선택: 회수하려는 이메일을 찾고, 해당 이메일을 두 번 클릭하여 새 창에서 이메일을 엽니다.
3. 메시지 탭 선택: 이메일 창에서 “메시지” 탭을 선택합니다. 도구 모음 오른쪽에 있는 세 개의 점을 클릭하고 “작업” 위로 마우스를 가져가면 “이 메시지 회수” 옵션이 나타납니다.
4. 도구 모음 사용: 만약 세 개의 점이 보이지 않는다면, 대신 도구 모음에서 “이동“을 선택한 다음 “작업“을 선택하고 “이 메시지 회수“를 선택합니다.
5. 메시지 수정: “교체“를 선택하면 Outlook에서 메시지를 수정할 수 있는 두 번째 화면이 열립니다. 새 이메일을 작성할 때 Outlook은 이전 메시지를 회수하고 알림을 표시합니다(해당 옵션을 선택한 경우). 수정이 완료되면 보내기 버튼을 클릭하여 수정된 메시지를 전송합니다.
메세지 지연 시키는 방법
받는 사람이 이메일을 이미 확인한 경우 메세지를 회수할 수는 없지만, Outlook에서 이메일을 보내기 전에 전송을 지연시키는 방법을 사용하여 메시지를 재고할 시간을 확보할 수 있습니다. Outlook에서는 이메일이 즉시 보내지 않고 일정 시간 동안 대기하도록 설정할 수 있습니다. 아래는 Outlook에서 이러한 설정을 간단하게 수행하는 방법에 대한 간략한 안내입니다.
1. 파일 탭 열기: Outlook의 왼쪽 상단 모서리에서 “파일“을 선택합니다.
2. 규칙 및 알림 관리 열기: 조금 아래로 스크롤하여 “규칙 및 알림 관리“를 클릭합니다.
3. 새 규칙 설정: “규칙 및 경고” 창이 화면에 나타납니다. 여기에서 “새 규칙” 옵션을 선택합니다.
4. 규칙 시작하기: 다른 팝업 창이 열립니다. 여기서 “내가 보내는 메시지에 규칙 적용“을 클릭합니다. 이것은 “빈 규칙에서 시작” 아래에 나열되어 있습니다. 그런 다음 “다음” 버튼을 누릅니다.
5. 보내기 연기 설정: “분 단위로 연기” 옵션을 선택합니다. “A 번호” 링크를 선택하고 팝업 창이 나타나면 원하는 지연 시간을 입력합니다(최대 120분까지 가능). 원하는 숫자를 입력하고 “확인” 버튼을 클릭합니다. 모든 단계를 마쳤으면 “다음“을 클릭합니다.
8. 규칙 이름 설정: 규칙에 이름을 지정하고, 사용 가능한 경우 “이 규칙 켜기” 확인란을 선택합니다. 마지막으로 “마침” 버튼을 클릭하여 설정을 완료합니다.
아웃룩 메일 회수 조건(체크 사항)
✔️상대방의 메일 계정 유형: 메일을 회수하려면, 상대방이 Microsoft Exchange 계정을 사용하거나, 동일한 회사 내 직원이어야 합니다. 외부로 보낸 메일에 대해서는 회수를 시도해도 효과가 없습니다. 따라서, 메일을 보낼 때 신중하게 확인해야 합니다. 만약 회수를 시도하면, 수신자에게 “이 메일을 회수하려고 시도했습니다”라는 내용이 표시됩니다.
✔️상대방의 아웃룩 실행: 상대방이 아웃룩(Outlook) 메일 클라이언트를 실행하고 있어야 합니다. 또한, 회수를 시도하기 전에 상대방이 메일을 열지 않은 상태여야 합니다. 만약 상대방이 이미 메일을 열어 읽었다면, 회수 시도가 무효화됩니다.
✔️아웃룩 웹 버전 불가: 메일 회수 기능은 아웃룩 웹 버전에서는 작동하지 않습니다. 즉, 웹 브라우저를 통해 아웃룩을 사용하는 경우 이 기능을 활용할 수 없습니다.
✔️동일한 조직 내의 사용자 필요: 이메일 발송자와 수신자 모두가 동일한 조직 내에서 Microsoft Exchange 또는 Microsoft 365 계정을 사용해야 합니다. 더 구체적으로, Exchange Server를 사용하는 경우에만 메일 회수 기능을 사용할 수 있습니다.
✔️조직 외부 수신인 제한: 기본적으로 Outlook의 메시지 회수 기능은 조직 외부의 수신인에 대해 작동하지 않습니다. 즉, 회사 외부에 있는 이메일 주소로 보낸 이메일에는 이 기능을 적용할 수 없습니다.
✔️이메일 읽지 않았을 때 가능: 메일 회수는 상대방이 이메일을 아직 읽지 않은 경우에만 가능합니다. 이미 읽은 경우에는 회수가 작동하지 않습니다.
✔️편지함에 남아 있어야 함: 이메일을 회수하려면 해당 이메일이 상대방의 받은 편지함에 남아 있어야 합니다. 이메일을 다른 폴더로 이동한 후에는 메시지 회수가 불가능합니다.
✔️완전한 삭제 불가능: 상대방이 이메일을 이미 읽은 경우, 이메일을 완전히 삭제하는 것은 불가능합니다. 회수는 읽지 않은 이메일에 대해서만 일부 수정이 가능한 것이며, 이미 열린 이메일은 변경되지 않습니다.
이러한 제약 사항으로 인해 메일 회수는 현실적으로는 회사 내부 직원에 대한 소수의 메일에 대해 적용될 수 있는 옵션입니다. 이런 상황에서, 수신자가 제한적이고 메일을 보낸 후 짧은 시간 내에 회수를 시도해야 합니다. 따라서, 메일을 보낼 때 정확하고 신중한 내용을 입력하는 것이 중요하며, 메일 회수는 예외적인 상황에만 활용해야 합니다.
오늘은 아웃룩 메일 회수하는 방법과 지연하는 방법에 대해 설명을 해보았습니다. 잘못보내거나 수정을 해야할 경우 오늘 내용을 통해 회수하는 방법을 진행하시고 주의해야 될 부분도 인지하시길 바라며 오늘 포스팅을 마무리 하도록하겠습니다.
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